たいていのオフィスにはフラットファイルがあると思います。
フラットファイルは紙製のファイリングツールとして最も汎用性の高いもののひとつであり、古くからある事務用品の定番中の定番と言ってよいでしょう。
単価が安いので、書類を扱う職場や個人レベルにおいても多くの人が使用していることと思います。
製品の性質としては紙製（樹脂製もあります）ですので耐久製品というより、消耗品と割りきって使われる事が多いと思います。
今回はこのフラットファイルに少し手を加えてちょっとしたカスタマイズノートや手帳として便利に使ってみようという記事です。
１ フラットファイルの用途
（写真1）
基本的には完結文書を綴ってゆくのに使います。
フラットの名の通り書類をかさばらずに収めることができますし、あとからの参照にも便利です。
ただし順に綴ってゆくため、頻繁な書類の着脱には向きません。基本的には綴ったら綴りっぱなしに使ってゆく用途に向いています。
共有簿冊としてよりも個人資料の収集に活躍する事が多いかもしれません。
古くは学校や保育園などで生徒や園児の個人別ファイルとして使用されたり、家庭では散逸しがちなリーフレットの紛失を防ぎ蓄積するのに使われるなど、馴染み深い製品だったかと思います。
２ 会議にもってゆく
資料を収集してそれを繰り返し参照するのに向いているフラットファイル。
会議やミーティング、研修などでも自作資料を参照できるといいなと思う場面は結構あるものです。
そんな時のためにひとまとまりの資料をフラットファイルにまとめておいてそれを持参すると便利です。
資料を紐解きながらそこに書き込みなどを同時に行い、情報を集約してゆきます。
手帳やノートを活用するのが一般的なところですし、近年ではタブレット端末やノートパソコンを持参し直接記録してゆく人も多いと思いますが、あえてフラットファイル方式を推奨するのは、ＴＰＯや環境によっては使えないようなデジタルツールに依存するより最初から偏見や環境依存度の少ないアナログ方式を選択しておいたほうが無難だという理由もあります。
これだけデジタル全盛のご時世でも、日本社会ではまだまだデジタルツールやPCの持ち込みが毛嫌いされる会議や組織体質というものがありますからね。
３ カスタマイズして使いやすくする
ここからはカスタマイズのお話をしたいと思います。
フラットファイルはそのままだとただ書類を順に綴ってゆくだけの機能しかありません。
しかしペンホルダーを設け、書類ポケットをつくることで、簡易手帳に早変わりです。その手順を簡単にご紹介します。
（１）表紙裏に書類の一時保管場所をつくる
クリアホルダー等、身近なものを使ってフラットファイルに簡易ポケットを作りましょう。手順は簡単です。
（写真2）
写真のような道具（カッター、両面テープ、カッティングマット、クリアホルダー）だけで出来ます。
（写真3）
このように表紙裏にクリアホルダーを重ねてみます。
サイズが少し大きいですね。
（写真4）
もちろんカットは開くほう。背の方を切らないように注意。
（写真5）
書類の出し入れをしやすくするためです。
角度や切込みを入れる場所は書類が落ちない範囲のお好みで良いと思います。
写真程度のカットで大抵の書類は大丈夫です。
（写真6）
背の方を外側に、開口部は内側に設定。
こうすることで書類の脱落を防ぎ、保持性が良くなります。
（写真7）
この方法はクリアホルダーでなくとも良いです。
例えば大判の封筒を同様に加工して貼り付けても良いと思います。
あくまで消耗品としての規準で、できるだけコストを掛けずに簡単に加工することがポイントです。
（２）ペンホルダーを設ける
さて、今度はペンも一緒に携帯できるようにホルダーを作ってみましょう。
これにもコストは掛けません。ただ切込みを入れるだけでできてしまいます。
（写真8）
写真のように、ファイル表紙の一部に切込みを入れます。これだけです。
切込みを入れる場所は留め具が上に来る側の上部であることがポイントです。
ペンを装着して表紙を閉じた時に、かさばらずにフラットに収まってくれます。
（写真9）
（写真10）
切り込みの幅は装着したいペンのサイズによって調整すれば良いと思います。
（３）インデックスシールを表紙裏に貼り付けておく
（写真11）
最後は写真のとおりです。書類にインデックスを付けるときに使う最もポピュラーなシールです。
これをいつでも使えるように、ストックを表紙裏に貼り付けて置くのです。
たったこれだけの工夫で検索用のインデックス漏れを防ぐことができます。
これを怠ると、時間が経てば立つほど閲覧性がわるくなってゆき、ついには綴ってあっても見なくなるということが起きてきて、せっかくの資料を役立たせることができなくなります。
このようなインデックスの他に、付箋などもつけておけばより便利になると思います。
なお、今回ご紹介したフラットファイルは紙製のものですが、PP（樹脂）製のものを使用すると傷みにくく丈夫なものになります。
余談ですが、さらに突っ込んだカスタマイズとして特殊リフィル（クリアポケットやディスク収納リフィルなど）を加えて何でも収納ツールにしてしまうこともできます。
表紙にむすび紐やゴムバンドを装着して散逸を防ぐなどの防御措置を施すとさながら手作りシステム手帳の様相を呈してきますが、あまりやり過ぎると何がなんだかわからなくなりますので、ほどほどに（笑）。
以上、フラットファイルの簡単なカスタマイズ法でした。
ご興味があれば是非試してみてください。
